Come di lavorare meno e migliorare i risultati!

 

Il lavoro è spesso soverchiante. E’ così anche per voi? Le e-mail si accumulano nella casella di posta elettronica e la lista delle cose da fare è sempre in crescita nonostante gli sforzi? Sentite sempre di essere indietro, e nonostante ciò ci sarebbero molte altre cose da fare? Nonostante l’impegno profuso per fronteggiare tutti gli impegni spesso tornate a casa tardi? Vi sentite frustrati….. Bene se queste sono le vostre sensazioni, è molto probabile che non siete bravi nella pianificazione del lavoro e dedicate risorse e tempo a cose secondarie che potrebbero essere tralasciate, magari ad un assistente!  Ma una soluzione a tutto ciò esiste…ossia l’attribuzione delle priorità alle azioni da svolgere, ossi l’impiego del principio 80/20 nello svolgimento del proprio lavoro quotidiano. Il principio di Pareto è un risultato di natura statistico-empirica che si riscontra in molti sistemi complessi dotati di una struttura di causa-effetto. La legge afferma che circa il 20% delle cause provoca l’80% degli effetti. Questo principio teorizzato da Vilfredo Pareto, uno dei maggiori economisti e sociologi italiani, trova applicazione in una sorprendente moltitudine di ambiti e discipline. Per chi si vuole cimentare in una sua rapida dimostrazione, potrà facilmente verificare che è il 20% delle referenze trattate dalla farmacia a produrre l’80% del fatturato. Stessa cosa anche per la clientela, è infatti il  20% dei clienti, quelli alto spendenti, che generano l’80% degli acquisti ! Se siamo soverchiati da impegni e siamo sempre in ritardo, è molto probabile che ci stiamo concentrando su attività secondarie. Ossia, spesso siamo oberati da cose che non producono effetti, se non quello di consumare tempo! Se vogliamo migliorare il lavoro e cominciare a vivere meglio, dobbiamo capire bene quali sono le azioni importanti e concentrare le nostre attenzioni su ciò, tralasciando quando possibile le cose di scarsa rilevanza .  Il primo passo per effettuare una allocazione efficiente del tempo e concentrarsi sulle attività più importanti, consiste nel censimento delle attività da svolgere e nel crearsi una lista delle priorità delle cose da fare nella giornata. Oggigiorno tale attività è estremamente semplificata dall’impiego di uno strumento come Outlook. Prendere l’abitudine di caricare tutte le varie attività da svolgere sul programma di gestione della posta elettronica, è estremamente pratico ed efficiente, anche se vi dovete preparare al “martirio” degli avvisi delle attività scadute ed ancora non completate!

 

Il Time Management, gestione del tempo in italiano, è il processo attraverso il quale si pianificano le attività esercitando un controllo sul tempo utilizzato per la loro realizzazione. Tale pratica è usata in particolare per aumentare l’efficacia, l’efficienza e la produttività del lavoro. La disciplina del Time Management comprende una vasta gamma di attività, come la pianificazione delle azioni, l’allocazione delle risorse, la definizione degli obiettivi, la delega (chi deve fare cosa), l’analisi del tempo necessario, il monitoraggio dell’avanzamento progetto, ma anche l’attribuzione delle priorità (quali cose devono essere realizzate prima). Le strategie di Time Management sono sempre associate alla definizione di precisi traguardi da raggiungere. I singoli obiettivi sono suddivisi in progetti (project) e azioni da realizzare (action plan), o piuttosto in semplici elenchi di cose da svolgere. Sia per le attività individuali o per i singoli obiettivi, può essere stabilito anche un rating per importanza, questo permette non solo di definire la data di scadenza, ma anche la priorità con cui devono essere fatte le singole cose. Le diverse attività sono quindi valutate secondo i criteri: importante / poco importante e urgente / non urgente da mettere nel secondo quadrante. Compiti tipo: poco importante / non urgenti vengono eliminati, le attività in importanti / urgenti sono fatte immediatamente e personalmente, compiti  non importante / urgenza sono delegate e i compiti  importante / non urgente devono avere una data di scadenza e devono essere realizzati personalmente. Questo modo di agire porta alla definizione di un elenco dettagliato delle attività da svolgere, che può essere su base giornaliera, settimanale, o piuttosto mensile, quando uno degli obiettivi della giornata viene completato, si dice che la missione è conclusa e viene cancellata dalla lista.  I pochi minuti necessari alla creazione della lista saranno ampiamente ricompensati dai benefici derivanti dall’eliminazione delle attività che non merita fare. Il Presidente degli Stati Uniti D. Eisenhower che era un fermo sostenitore di tale metodo di lavoro era solito ricordare che: Le cose importanti sono raramente urgenti e ciò che è urgente è raramente importante!

Buon lavoro a tutti.

GCP