I segreti per gestire al meglio gli acquisti ed il magazzino

Un magazzino deve girare come un orologio svizzero se si desidera che la farmacia produca buoni risultati.

Comincia con questa espressione l’intervista al Dottor Alberto Paiani titolare di due farmacia a Milano con oltre 30 anni di esperienza nel settore.

GCP: Parlando di gestione del magazzino della farmacia  quanto incide l’ubicazione della stessa e la tipologia della sua clientela?

AP: Effettivamente  la localizzazione e la tipologia della clientela condizionano il magazzino, in quanto sulla base del profilo delle persone che frequentano la farmacia il titolare dovrà sviluppare un assortimento specifico. Nel corso degli anni mi sono trovato a gestire oltre 4 farmacie, nonostante il fatto che tutte siano ubicate in Milano, ognuna di esse ha uno specifico assortimento!
Dal  momento che il magazzino rappresenta l’investimento più rilevante nella conduzione della farmacia, e che è frutto degli acquisti, è assolutamente fondamentale gestire tale reparto con la massima perizia, individuando lo stock ottimale, ossia quello, che con il capitale minore, garantisca il miglior livello di servizio alla clientela.

GCP: Può farci un esempio di ciò?

AP: Fino a poco tempo fa possedevo una farmacia a Brera in pieno centro, dove la maggior parte dei clienti non risiedeva nella zona ed il peso della mutua era estremamente modesto, mentre erano rilevanti le vendite libere.
Per questo risultava estremamente importante non sbagliare gli acquisti del parafarmaco e dei prodotti cosmetici. Ma acquistare prodotti che ruotano 2, massimo 3 volte in dodici mesi, non è la stessa cosa che acquistare farmaci che ruotano 50/70 volte all’anno!

GCP: Quindi, dottore, acquistare etico o parafarmaco non è la stessa cosa?

AP: Le due tipologie di prodotto sono assolutamente diverse perché non solo presentano IR opposti (l’etico ruota moltissimo mentre il parafarmaco molto meno) ma anche perché sono diversi gli interlocutori con cui la farmacia deve misurarsi, così come  gli obiettivi che si devono perseguire.
Per l’acquisto dei prodotti etici, la via più semplice e vantaggiosa è quella di stringere un accordo quadro con un grossista con cui negoziare uno sconto standard. Grazie all’elevato numero di consegne non è necessario sbilanciarsi con volumi eccessivi (tanto lo sconto è già stabilito), l’unico problema è avere la  merce per soddisfare tutte le richieste. Cosa assai più complicata è la realizzazione di un ordine di OTC o di prodotti cosmetici.

GCP: In che senso più complicato?

AP: Eseguire un ordine di prodotti etici non pone problemi, è sufficiente verificare l’andamento delle vendite per poi  confrontarlo con il suggerimento fornito dal gestionale e la cosa è quasi fatta, mentre la definizione del quantitativo di un prodotto OTC è assai più complicata e rischiosa. Se sbagli, finisci senza merce, o come spesso capita rimani con un considerevole numero di pezzi invenduti!
Nel formalizzare un ordine di Enterogermina non devo riflettere soltanto sul volume delle vendite mensili, e quindi per quanti mesi voglio coprirmi, ma anche la quantità che garantisce il livello più alto di sconto  rispetto ai quantitativi di cui ho effettivamente bisogno. Per questo  è necessario trovare un punto d’incontro tra due fenomeni contrastanti.
Inoltre nel caso in questione, in virtù dell’alta rotazione del prodotto, è necessario riflettere anche sulle vendite che si realizzeranno nell’intervallo che intercorre tra il lancio dell’ordine e l’arrivo della merce.  Nella definizione degli acquisti diretti è necessario tenere conto non solo delle vendite medie mensili, ma anche del tempo che intercorre tra la visita del rappresentante e la spedizione della merce. Ossia è essenziale definire il punto di riordino per ogni singolo prodotto e quando si giunge a tale soglia lanciare l’ordine, se no si rischia di andare in rottura di stock!